正文

商務溝通的當代議題(5)

商務溝通(第7版) 作者:(美)斯科特·奧伯


最后,要現(xiàn)實。不要為別人的幸福而承擔責任。你有責任遵守道德行事,而且有責任尊敬其他成員,但是團隊的目的不是發(fā)展終生友誼,也不是解決其他成員的時間安排問題或者個人問題。有能力的溝通者歡迎團隊成員的所有貢獻,不管成員是否同意他們自己的觀點。他們客觀地評估每個貢獻,而且以一種不施加任何壓力的方式給出反應,做出實時、有建設性、以目標為導向的評論。如果氣氛變得緊張,他們會給出輕松的評論,開懷大笑,贊揚,回想以前的事件,或者采取其他有幫助的行動來恢復和諧氣氛,推動團隊前進。

如果人際沖突看起來已經發(fā)展成為團隊互動不可避免的一部分,那團隊就應該將沖突話題納入議事日程,開會討論并解決沖突。

團隊寫作

工作場所越來越復雜,這使任何人都很難有時間或者技能來找出并解決很多出現(xiàn)的問題,并對問題做出書面形式的反應,很長的復雜文件尤為如此。分析一個給定的情況,然后給出提議和建議需要幾個人不同的才能、技能和觀點合作完成。因此,團隊寫作在組織中變得十分普遍。

寫作團隊需要按照以下策略進行。

分配任務并制定日程表  以定下項目的目標和確定讀者來開始。確定項目的組成部分、需要的調查和完成每個部分需要的時間。然后根據(jù)每個成員的需要、興趣、技能和承諾,公平分配任務。

定期見面  在項目進行時安排例會來集思廣益,注意最新發(fā)展動向,評估進展,避免任務重復和遺漏,如果需要的話,重新協(xié)商工作量并重新定義任務。完成數(shù)據(jù)收集工作后,團隊應該開會為完成的項目制定綱要。這個綱要應該在文件中顯示出主要話題和次級話題的順序。要小心“數(shù)據(jù)轉儲”,也就是將每一點收集到的信息都放入最終文件中。不是你收集的所有信息都要放入報告中。

起草文件  這個階段的目標并不是要準備完整的文件,而是起草所有的內容。你有兩種選擇:

·將各個部分分配給團隊成員。讓每個成員寫文件的一部分,這樣可以讓工作分配更平均,起草更快。但是,你要保證每個成員寫的都是他或她擅長的部分,而且應該統(tǒng)一寫作風格,如正式程度,直接編制還是非直接編制文件,并包含簡介和概要。

·分配一個人起草整個文件。將整個文件分配給一個成員(應該是團隊中最有天賦的作者)可以保證寫作風格的一致性,減少嚴重遺漏或重復的風險。然而,你必須向作者提供足夠的指導,給他或她足夠的時間去完成整個任務。


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