一定要使用描述性的主題。在一天的商務活動中，你郵件的接收者可能會收到幾十封--可能是幾百封--電子郵件。寫一個有效的主題可以引起讀者的注意--和興趣。主題的措辭不但決定了這封信什么時候被閱讀，還決定它是否會被讀到。應該使用簡短的描述性主題。

大多數(shù)電子郵件程序能讓你在回復中插入原來收到的信息。要明智地使用這個功能。它有時能讓讀者看到他或她回復的所有信息。但是，很多時候，你可以在回復中簡要描述一下之前信息的內(nèi)容，這樣可以節(jié)約郵件讀者的時間--比如，“您在5 月28 日的郵件中問我對于阿爾法貝特系統(tǒng)的觀點，以下是我的想法。”如果之前郵件中只有一部分與回復郵件有關(guān)，那把其他部分刪除。而且一定要在原來信息的上面插入你的回復。

內(nèi) 容

電子郵件看起來缺乏人與人的接觸，但是要降低這種疏離感，你可以以一個友好的問候作為開始，比如“你好，阿莫斯，”或者更正式的“親愛的費舍爾先生”。

電子郵件沒有信件正式，也沒有電話那么非正式。當然，信息的語氣應該根據(jù)具體情況而定--給上司發(fā)的信息應該比給朋友發(fā)的信息更正式。

要用直率的風格寫，在第一句或前兩句就應該寫出你的主題。如果信息太敏感或者情感豐富，那你應該再次考慮，電子郵件是不是發(fā)送這個信息的最有效媒介。如果一句話的電子郵件信息就能達到溝通目的，那就沒有必要擴充信息讓它變長。

木匠的建議“測量兩次，切割一次”也可以換一個版本，變成“思考兩次，寫一次”來應用到電子郵件中。因為立刻回復信息十分簡單，所以你可能會受感情控制。這種行為叫做“沖動”，應該避免。你不會當面對別人說的話，在電子郵件中也不要說。一定要假設你發(fā)送的信息永遠都存在。

如果你在信息開頭問候你的讀信人，那在信末你也應該跟他或她道別。要使用友好的結(jié)尾，比如“最好的問候”，“祝您愉快”，“萬事如意”，或者更正式的“真誠地”。