非常忙碌的同事問(wèn)我：“今天即將召開(kāi)的會(huì)議會(huì)是什么內(nèi)容呢？”

“我怎么知道？”如果你這樣回答，也許會(huì)讓同事非常不高興。但是如果你真的不知道，應(yīng)該怎么辦呢？也許，你只有將能想到的事情告訴他了：

“那個(gè)，是不是現(xiàn)狀分析和今后可能開(kāi)展的計(jì)劃這類(lèi)內(nèi)容呢？”

這樣的回答完全是憑空想象的，但是事前大家都不清楚會(huì)議的議題，這種事情不是很多嗎？

進(jìn)入會(huì)議室后才知道議題，對(duì)會(huì)議的主旨也不會(huì)有很深刻的見(jiàn)解。因?yàn)樗信c會(huì)人員都是這樣一種狀態(tài)，所以會(huì)議只會(huì)進(jìn)行膚淺的討論，最后還沒(méi)有得出什么結(jié)論就該結(jié)束了。

更不幸的是，會(huì)議剛剛結(jié)束，大家就接到一大堆工作任務(wù)，所有人立馬將會(huì)議的內(nèi)容忘得一干二凈。因?yàn)闀?huì)議沒(méi)有得出結(jié)論，工作也沒(méi)有什么方向性，從某種意義上來(lái)說(shuō)，必然不會(huì)產(chǎn)生什么切實(shí)的行動(dòng)。

不久，下一次會(huì)議又來(lái)了。

“……今天的會(huì)議什么內(nèi)容來(lái)著？”

這真是浪費(fèi)大家的時(shí)間。

我建議會(huì)議規(guī)則應(yīng)是“3：3：3”。

預(yù)習(xí)（準(zhǔn)備）3、學(xué)習(xí)（會(huì)議）3、復(fù)習(xí)（整理）3。簡(jiǎn)單地說(shuō)，每一部分都占有同樣的比重，因?yàn)槊恳徊糠侄挤浅Ｖ匾?/p>

那些無(wú)效會(huì)議，給這三者的比例定為“1：9：0”，或者是“0：10：0”。

理想的會(huì)議，一定要事先將摘要和資料發(fā)給與會(huì)者，讓大家共享會(huì)議的主題。在會(huì)議期間，與會(huì)者可以提出自己經(jīng)過(guò)深思熟慮后得出的意見(jiàn)，從而得到結(jié)論。如果會(huì)議前已經(jīng)得出結(jié)論，會(huì)議中就要對(duì)結(jié)論進(jìn)行說(shuō)明，并確定具體的行動(dòng)。

會(huì)議結(jié)束后要對(duì)決定事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)。將“需要學(xué)習(xí)什么、準(zhǔn)備什么”等內(nèi)容記錄在會(huì)議備忘錄中，之后迅速將其與全員共享。這樣一來(lái)，下次會(huì)議就可以從前一次會(huì)議中已經(jīng)達(dá)成共識(shí)的部分開(kāi)始了。

在這里我以會(huì)議為例，講述了很多，其實(shí)我認(rèn)為這條規(guī)則適用于所有工作。讓我們趁著年輕，掌握推進(jìn)工作的預(yù)習(xí)、學(xué)習(xí)、復(fù)習(xí)的時(shí)間分配方法吧。