你已經(jīng)完成了為任何談話、演講、電話拜訪或寫郵件作準備的整個過程。很少有人會在打電話之前停下手頭的事情作一番準備，但是明確你的結果、找到關聯(lián)性、提煉你的要點花不了多長時間，卻會極大地提高你的影響力。從長期來看，這樣做也會節(jié)省你的時間。一分鐘的準備，能將一場可能艱苦、冗長的談話變成一次有效、簡潔的交流。試試看吧。

專家提示 下次打電話之前，花三分鐘時間進行準備。你想要獲得什么結果？

下面為你提供了一份溝通大綱，它適用于任何談話的準備過程。你也可以從我們的網(wǎng)站下載一份新表格以備將來使用。在這份大綱中添加了一些要素，下一部分的內(nèi)容會對這些要素作出解釋。

溝通大綱

聽眾是誰：

步驟1——結果：談話結束時，他們將……

決定/同意

為了取得這一結果，他們需要……

知道：?

1、

2、

3、

感到：?

1、

2、

步驟2——關聯(lián)性：為什么他們應當在乎？

1、

2、

3、

步驟3——要點：用一句話表達你要傳達的信息是什么？

經(jīng)典的敘述結構

坡道：從目的開始 發(fā)現(xiàn)要點：從聽眾需要知道的內(nèi)容中獲得要點 甜點：故事

例子

假設你是一家大型企業(yè)的人力資源部部長。為一個開發(fā)項目制訂領導力發(fā)展計劃，你需要高層管理團隊批準已制訂的預算。如何為你的演講準備一份大綱，以下為你展示了一個例子。

溝通大綱

聽眾是誰：

高級管理人員

步驟1——結果：談話結束時，他們將……

決定/同意

為提出的領導力開發(fā)項目撥款二十萬美元。

為了取得這一結果，他們需要……

知道：

1. 在未來五年內(nèi)勝任高級管理職位，我們目前的經(jīng)理人尚沒有做好準備。

2. 該項目實施帶來的利益。

3. 實施該項目的成本。

感到：

1．對于未來的領導力，我們的公司還沒有一項規(guī)劃。對此，應有一種緊迫感。

2．對于新項目感到很振奮。

步驟2——關聯(lián)性：為什么他們應當在乎？

1．因為如果我們不培養(yǎng)下一代的領導人，整個公司的穩(wěn)定性將會被破壞。

2．因為他們?yōu)楣疽约八麄冊?jīng)創(chuàng)造的歷史感到自豪，他們想為公司的發(fā)展竭盡全力。

3．因為董事會已經(jīng)特別要求為培養(yǎng)下一代領導人制訂一份綜合計劃，名單上的這些人聲譽卓著，為董事會所信任。

步驟3——要點：用一句話表達你要傳達的信息是什么？

我們的未來取決于今天對未來領導人的投資。

經(jīng)典的敘述結構

坡道：從目的開始 發(fā)現(xiàn)要點：從聽眾需要知道的內(nèi)容中獲得要點 甜點：故事

注釋：

①安東尼奧·R．達馬西奧：《笛卡爾的錯誤：情緒、推理和人腦》，哈珀柯林斯出版社（HarperCollins），紐約，1994年。

②艾倫·衛(wèi)斯：《百萬咨詢》，麥格勞-希爾出版公司（McGraw-Hill），2003年，98頁。